12 Января 2016

Новое в УТ 11.2 Авансовые отчеты и подотчетные лица

Приветствую! Сегодня мы коснемся большой темы изменений в УТ 11.2 это изменения в оформлении и работе с Авансовыми отчетами. Поменялось достаточно много, это и сам документ, и журнал. Но обо всем как всегда по порядку.

1. Авансовые отчеты и денежные средства у подотчетных лиц
     1) Двухэтапного ввода информации о потраченных и израсходованных суммах
     2) Изменения в форме документа Авансовый отчет
     3) Отражения операций, выполняемых подотчетным лицом
     4) Рабочее место Авансовые отчеты
     5) Отчеты
2. Контроль сроков выдачи денежных средств (подотчетным лицам)
3. Обмен с бухгалтерией

Авансовые отчеты и денежные средства у подотчетных лиц

Двухэтапного ввода информации о потраченных и израсходованных суммах

В документ Авансовый отчет добавлены статусы: Подготовлено и Утвержден. Это нужно для двухэтапной работы с документом. Т.е. в первом статусе с документом работает подотчетное лицо и видит ограниченный набор полей, необходимый ему для ввода информации об использовании выданных денежных средств (авансов). А в следующем статусе с документом работает уже бухгалтер, которому доступен весь набор полей и по затраченным авансам, и для ввода информации о расходах, НДС и др.
Включается использование статуса в разделе НСИ и администрирование Настройка разделов - Казначейство Статусы авансовых отчетов.

Статусы авансовых отчетов

Давайте подробнее рассмотрим, как выглядит документ в разных статусах. На самом деле в зависимости от статусов изменяется только табличная часть Расходы. В статусе Подготовлен подотчетное лицо может заполнить только сумму расхода, и указать каким документом он подтверждает трату денег, указать контрагента который оказал услуги или продал товар.

Авансовый отчет в статусе подготовлен

А вот в статусе Утвержден уже доступно куда больше полей для заполнения. Бухгалтеру нужно будет заполнить статью расходов, аналитику расходов и подразделение для отнесения затрат. Ещё бухгалтеру доступно интересное поле Отклонено по причине, которое позволяет отклонить потраченную сумму и указать причину отклонения.

Авансовый отчет в статусе утвержден

Переводить заказ в статус Утвержден могут пользователи, которым доступна роль Утверждение авансовых отчетов.

Изменения в форме документа Авансовый отчет

Для начала покажу вам, как выглядел авансовый отчет в УТ 11.1 (как выглядит теперь смотрите на картинках выше). Отличия заключается в том, что количество закладок (табличных частей) уменьшилось. В авансовом отчете в версии УТ 11.2.2 отсутствуют закладки Использованные авансы, Закупка и Прочие расходы.

Авансовый отчет УТ 11.1

Предполагается, что все данные об использованных денежных средствах будут отражаться на вкладке Расходы. Заполнить данные по расходам можно по кнопке Заполнить полученными авансами. При этом будут добавлены строки с суммами ранее полученных авансов. Строки можно разбивать на несколько строк и по каждой строке заполнять, как я описывал выше, данными оправдательных документов (товарный чек, счет-фактура и др.).

Отражения операций, выполняемых подотчетным лицом

Для оформления операций, совершенных подотчетным лицом предусмотрено ряд документов:
  • Документ Поступление товаров и услуг с типом операции Закупка через подотчетное лицо - отражает закупку товаров подотчетным лицом.
  • Документ Поступление услуг и прочих активов с типом операции Закупка через подотчетное лицо - отражает закупку услуг или нематериальных активов.
Вводить документы можно непосредственно из журналов документов или из рабочего места Авансовые отчеты.

Рабочее место Авансовые отчеты

Вот совсем недавно в этой статье я описывал, какие рабочие места появились 1С Управление торговлей. Теперь добавилось ещё одно рабочее место.

Для удобной работы с авансовыми отчетами и операциями, связанными с подотчетом создано специальное рабочее место Авансовые отчеты. Или просто журнал авансовых документов с расширенным функционалом. Рабочее место доступен в разделе Казначейство Подотчетники Авансовые отчеты.
Рабочее место состоит из двух закладок  Авансовые отчеты и Авансы.

Рабочее место Авансовые отчеты

На первой закладке отображаются сами документы авансовые отчеты, а также документы, отражающие операции выполненные подотчетным лицом (закупка товаров или услуг).
Тут же имеется возможность создавать документы поступления товаров и поступление прочих активов.
Закладка Авансы отображает список подотчетных лиц и выданных им авансов, по которым они ещё не отчитались.

Рабочее место Авансовые отчеты - Авансы

 
А также позволяет выполнять операции с выданными авансами, т.е. создать документы по расходу денежных средств с соответствующими операциями.

Отчеты

Для контроля операций с выданными авансами подотчетным лицам в программе предусмотрено два отчета:
  1. Контроль выданных подотчетному лицу авансов
  2. Контроль операций с денежными средствами

Контроль сроков выдачи денежных средств (подотчетным лицам)

В ряде документов по выдаче денежных средств подотчетным лицам реализована возможность указать предполагаемый срок предоставления авансового отчета. Такая возможность доступна в следующих документах:
  • Заявка на расходование денежных средств с видом операции Выдача подотчетнику
  • Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача подотчетнику
  • Списание безналичных денежных средств с видом операции Выдача подотчетнику

Заявка на расходование ДС



Обмен с бухгалтерией

Ещё стоит упомянуть, как отражается операции с подотчетными лицами при обмене с конфигурацией 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Авансовые отчеты переходят в одноимённый документ в бухгалтерии и вместе с этим документы Поступления товаров с видом операции  Закупка через подотчетное лицо также переходят в бухгалтерию, как документ авансовый отчет со списком закупленных товаров. Т.е. тут у 1С все продумано и реализовано.
Получается, что при закупки товаров через подотчетное лицо, авансовый отчет в УТ 11.2 нужен только для формирования записей по НДС, а все движения совершает документ Поступление товаров. Возможно для бухгалтеров это немного не привычный подход, но для менеджеров так даже проще, все оформляется одним документом Поступление товаров.
 
От автора:

В принципе не плохой получился обзор, по которому можно судить не только об изменениях в работе с подотчетными лицами, но и представить себе в целом функционал работы авансами в 1С УТ 11.2.



Комментарии

Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
31.05.2018 | Юлия

Здравствуйте, подскажите пожалуйста, проблема такая в документе приобретение товаров и услуг через подотчетное лицо в табличной части товары необходимо указать НДС, а колонки, касающиеся НДС не отображены. Мб какие-то настройки необходимо сделать?

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
31.05.2018 | Администратор

Здравствуйте, я думаю указание НДС не предусмотрено для операций закупа через подотчетное лицо. Т.к. это розничная покупка по кассовому чеку.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
20.02.2016 | Елена

Правильно ли я поняла, что в УТ 11.2 через авансовый отчет нельзя сразу попасть в справочник номенклатура, как это было в УТ 10? Если так, тогда бухгалтер будет выполнять двойную работу: сначала в УТ проведет авансовый отчёт, потом в БП(после синхронизации данных) будет проставлять счета и аналитику.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
20.02.2016 | Администратор

Елена, хороший вопрос вы задали. И судя по всему, авансовым отчетом является сам документ Поступление товаров с видом операции "Закупка через подотчетное лицо". Именно поступление списывает долг с подотчетного лица и из поступления можно напечатать Авансовый отчет уже с товаром. При это в примере демо базы созданный документ Авансовый отчет пустой. Он нужен только для формирования записей в книге покупок. Остается вопрос, как это перейдет в бухгалтерию? Я сделал обмен с бухгалтерией и документ поступление товаров с авансом в бухгалтерию загрузился, как авансовый отчет с проводками по 41 счету. Так что все даже проще стало. Хотя для бухгалтера старая схема, наверное привычнее.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
20.02.2016 | Елена

Спасибо большое за быстрый ответ. У меня тогда к Вам есть еще вопросы. Как же в УТ 11.2 в авансовом отчете отразить расходы на командировку, например, суточные, сумма которых должна попасть в БП на счет 44"Расходы на продажу"? И второй вопрос: получается, что авансовых отчетов будут столько, сколько документов(товарных чеков, БСО, квитанций, служебных заданий и т.д.) сдаст подотчетное лицо в бухгалтерию, или их все можно как-то "собрать" в один авансовый отчет?

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
20.02.2016 | Администратор

Елена, чтобы попали на 44 счет, нужно отразить в авансовом отчете на вкладке Затраты в УТ. Я обмен не проверял, но логика такая.
Обмен идет по документам, т.е. сколько документов в УТ столько будет и в бухгалтерии.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
20.02.2016 | Елена

Спасибо. Вы мне очень помогли.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
24.02.2016 | Юлия

У меня водители отчитываются по ГСМ один раз в месяц, предоставляют все чеки на бензин и оформлялось всегда это одним авансовым отчетом. Правильно ли я понимаю, что теперь на каждого водителя у меня в месяце будет по n-му количеству авансовых отчетов?
Если так, то это очень неудобно... ни для бухгалтера, ни для подотчетного лица.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
24.02.2016 | Администратор

Юлия, ну почему же. Если они отчитываются раз в месяц то и заносите Поступление раз в месяц на общую сумму.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
25.02.2016 | Ольга

Добрый день! У меня в документе авансовый отчет почему-то отсутствует вкладка расходы, подскажите как ее добавить?

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
25.02.2016 | Администратор

Ольга, вы точно Авансовый отчет открыли, вкладка расходы доступна всегда.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
25.02.2016 | Ольга

Если бы она была я бы не спрашивала, в том все и дело что ее нет. А ни как нельзя документ настроить?, где это вообще делается, я уже весь интернет перерыла.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
25.02.2016 | Администратор

Ольга, я посмотрел по коду и не нашел ограничений по видимости. Ограничения есть но только на колонки во вкладке. Какая у вас платформа 1С? На платформе 8.3.7.1901 пропадали строки в динамических списках.

Попробуйте открыть под другим пользователем или сбросить настройки формы к стандартным.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
25.02.2016 | Ольга

1С:Предприятие 8.3 (8.3.7.1845)-  это платформа?

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
25.02.2016 | Администратор

Ольга, да. А версия конфигурации УТ у вас какая?

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
25.02.2016 | Ольга

11.2.3.66

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
25.02.2016 | Ольга

Под другим пользователем тоже нет вкладки этой

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
27.04.2016 | Роман

Спасибо за статью! Единственный сайт, где я смог найти адекватный мануал! Авто. огромное Вам спасибо!

В целом, новая система вызывает некое недоумение... Например, у меня Авансовый отчет по товарам и услугам. Раньше, я мог отразить это в ОДНОМ документе Авансовый отчет, а теперь получается что на каждый чек по товарам у меня должен быть отдельный документ Поступление товаров, со своей печатной формой АО... или я все таки не допонял новую методику?

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
28.04.2016 | Администратор

Роман, если вы будите на каждый чек создавать отдельное поступление, то да. Но это только упростит вам формирование авансового отчета, т.к. сам документ поступление и будет авансовым отчетом.
А если хотите, как раньше, просто оформите одно сборное поступление, отразите номера чеков в комментарии, например.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
13.06.2016 | Татьяна

Добрый день! Подскажите, пожалуйста,понимаю что глупый вопрос, но всё же: что-то никак не могу найти где включается Платежный календарь? где он находится? все время захожу через все функции
УТ 11.2.3.135

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть
14.06.2016 | Администратор

Татьяна, чтобы включить платежный календарь нужно поставить флажок в разделе НСИ и Администрирование - Казначейство - Заявки на расходование денежных средств. Сам платежный календарь находится в разделе Казначейство - Планирование и контроль денежных средств.

Комментировать
Подписатmся на комментарии
Защита от автоматических сообщений
CAPTCHA
Введите слово на картинке
17
Закрыть


Возврат к списку